Zásady ochrany osobních údajů

Vážená paní, vážený pane,

Vyplněním dokumentu aplikační formulář a dobrovolnické smlouvu (volunteering agreement) nám poskytujete informace, včetně svých osobních údajů. V těchto níže uvedených zásadách ochrany Vašeho soukromí Vás chceme informovat, jak a jaké osobní údaje pro účely výkonu dobrovolnické služby zpracováváme, jak je uchováváme, komu je poskytujeme a jak je chráníme.

Proč Vaše osobní data potřebujeme?

Slezská diakonie je vysílající, hostitelská a koordinující organizace. Ve spolupráci se svými partnerskými organizacemi vysílá mladé lidi z České republiky na dlouhodobou dobrovolnickou službu do zahraničí.

Mladí lidé ze zahraničí mají možnost se zapojit do dlouhodobé dobrovolnické služby ve střediscích SD jejich spolupracujících organizací.

Dobrovolnický program interVIA je realizovaný v rámci programu Evropské komise, Evropský sbor solidarity a programů domácích a zahraničních partnerských organizací.

Dané programy podléhají nárokům spojeným s vedením agendy dobrovolnictví konkrétně s výběrem dobrovolníka, jeho evidencí, zaškolením, vedením dokumentace, a poskytováním jeho/jejích osobních údajů v rámci statistického vykazování a vyúčtování donátorům.

Jaké data potřebujeme?

Zpracováváme zejména kontaktní a identifikační údaje, které jsou součástí povinné dokumentace dobrovolnických programů (důvod zpracování těchto osobních údajů vyplývá z podmínek programu). Proto, abyste se mohli stát dobrovolníky v naší organizaci, potřebujeme od Vás znát tyto identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště, e-mail a telefon, číslo občanského průkazu či jiného průkazu, informace o rodinném stavu, národnosti, kontaktní údaje osoby, která je kontaktovaná v případě nouze a s jejím souhlasem, který specifikujete v rámci aplikačního formuláře a dobrovolnické smlouvy). Dále si Vaši důvěryhodnost ověřujeme na základě výpisu z rejstříku trestů ne staršího než 3 měsíce v režimu dlouhodobé dobrovolnické činnosti. Tato informace zůstává pouze interní v rámci naší organizace.

Jak s osobními daty nakládáme?

Osobní údaje, které doplňujete při podpisu aplikačního formuláře a dobrovolnické smlouvy, používáme vždy pouze k nezbytnému účelu, ke kterému nám byly údaje sděleny a to je, pro řádné zajištění výkonu dobrovolnických činností v akreditovaném režimu pro větší ochranu klientů, ale i Vás samotných a Vašich oprávněných zájmů. Dále Vás o tomto účelu vždy transparentně informujeme.

Dále je naším oprávněným zájmem postoupit Vaše poskytnuté osobní údaje pro statistické vykazování donátorům v rámci závěrečných zpráv a vyúčtování, např. program Evropský sbor solidarity nebo v rámci spolupráce s organizacemi networku EDYN.

Kdo Vaše osobní data zpracovává?

Vaše data evidují a uchovávají výhradně pracovníci pověřeni koordinováním a provázením dobrovolníků programu interVia ve Slezské diakonii v rámci platného programového konceptu. Jedná se o koordinátory programu a supervizoři dobrovolníků a také vedoucí oddělení zahraniční vztahů, která je zodpovědná za metodickou a finanční koordinaci.

Jak Vaše údaje chráníme?

Slezská diakonie dodržuje odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům a mohla být vyloučena možnost neoprávněného zneužití nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů. Veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji dobrovolníků, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Aplikační formulář, který podpisujete, zůstává po dobu výkonu dobrovolnické služby v databázi programu interVia kandidátů na dobrovolnickou službu v Českém Těšíne.

Dobrovolnická smlouva, kterou podepisujete, je Vám v jednom originálním vyhotovení předána, druhý výtisk zůstává po dobu Vašeho výkonu dobrovolnické služby v databázi programu interVia v Českém Těšíně, třetí vyhotovení je vedené na hostitelském středisku výkonu dlouhodobé dobrovolnické služby v rámci portfolia a čtvrté vyhotovení je zaslané vysílající organizací.

Po ukončení Vaší dobrovolnické služby ve Slezské diakonii je Vaše dokumentace vedena (důvod vyplývající z podmínek programu) dle platného Spisového a skartačního řádu SD.

Pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nejsou správné, můžete požadovat jejich opravu a úpravu. Pokud máte za to, že bychom Vaše osobní údaje zpracovávat neměli, můžete požadovat výmaz Vašich osobních údajů. Pokud nebudete s vyřešením Vaší žádosti spokojeni, můžete se obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů. Váš souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete kdykoliv odvolat.

Klademe důraz především na to, že na základě uplatnění těchto práv Vám nehrozí žádné riziko ze strany Slezské diakonie. Je naším zájmem zpracovávat osobní údaje dle platného vymezení daným zákonem a nepoškozovat Vaše oprávněné zájmy.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů a jak jej můžete kontaktovat?

Správcem Vašich osobních údajů, tedy osobou, která rozhoduje o způsobu a účelu zpracování Vašich osobních údajů, je Slezská diakonie, IČO: 654 685 62, se sídlem na ulici Na Nivách 7, 737 01 Český Těšín (dále jen „správce“). Konkrétním zpracovatelem osobních údajů je oddělení zahraničních vztahů program interVia Slezské diakonie. Zpracovatele můžete kontaktovat poštou na adrese sídla, osobě, prostřednictvím telefonu na čísle 558 764 342 nebo prostřednictvím e-mailu na adrese k.plachtova@slezskadiakonie.cz

Správce, Slezská diakonie, jmenovala v souladu se svými povinnostmi podle GDPR, pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého můžete kontaktovat prostřednictvím e-mailu na adrese poverenec@sdiakonie.cz. Další informace o pověřenci získáte na webových stránkách Slezské diakonie www.slezskadiakonie.cz/o-nas/informace-o-zpracovani

Závěr

Tyto informace nabývají účinnosti 25. května 2018, aktualizovány jsou k 1. 5. 2020 a jsou k dispozici on-line na internetových stránkách Slezské diakonie (www.slezskadiakonie.cz) v záložce „Chci pomáhat“. Slezská diakonie je oprávněna tyto Zásady v případě potřeby změnit v souladu se změnou procesů či legislativních změn.